Wir alle kennen das Gefühl: Ein neues Fragebogen landet in unserem Postfach, und wir verschieben es auf später. Warum? Vielleicht fehlt die Zeit, das Interesse oder das Verständnis für die Bedeutung. Bei Mitarbeiterbefragungen ist die Rücklaufquote ein entscheidender Faktor. Aber warum eigentlich? Wir erklären es in diesem Beitrag.
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Was versteht man unter eine Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen?
Die Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen gibt an, wie viele der angeschriebenen Mitarbeiter tatsächlich auf die Befragung geantwortet haben. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, das eine Umfrage startet und 80 ausgefüllte Fragebögen zurückbekommt, hat eine Rücklaufquote von 80%. Das klingt super, oder? In der Praxis ist es oft schwierig, solch hohe Quoten zu erreichen.
Die Teilnahmequoten bei Mitarbeiterumfragen können stark variieren – abhängig von der Konzeption der Befragung und der Motivation von Mitarbeitern, Feedback an das Management zu geben. Für eine hohe Rücklaufquote benötigt es eine grundsätzlich offene Feedback-Kultur im Unternehmen. Werden bspw. regelmäßig Vorschläge von Mitarbeitern ignoriert, kann dies Auswirkungen auf die Teilnahmebereitschaft an Mitarbeiterbefragungen haben – unabhängig davon, wie gut die Befragung geplant wurde. Andererseits könnte ein schlecht konzipierter Fragebogen (ohne Schutz der Anonymität bei der Mitarbeiterbefragung) selbst den Mitarbeiter abschrecken, der ansonsten gerne Feedback zu Problemen gibt.
Eine gute Planung der Mitarbeiterbefragung ist besonders wichtig, damit genügend Mitarbeiter teilnehmen. Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir einfache Tipps, wie du die Rücklaufquote der Mitarbeiterbefragung steigern kannst.
Wir erklären in unserem ausführlichen Artikel im Detail, was man unter einer Mitarbeiterbefragung versteht.
Rücklaufquote bei der Mitarbeiterbefragung steigern: 7 einfache Tipps
Eine hohe Rücklaufquote bei der Mitarbeiterbefragung bedeutet, dass viele Mitarbeiter ihre Meinung teilen und sich beteiligen wollen. Aber wie kannst du diese Quote erhöhen? Hier sind einige praktische Tipps:
1. Gestalte den Fragebogen verständlich und relevant: Stelle sicher, dass die Fragen klar formuliert sind und direkt das ansprechen, was die Mitarbeiter bewegt. Vermeide Fachjargon und irrelevante Fragen. Wenn du unsicher bist, teste den Fragebogen zuerst an einer kleinen Gruppe und hole dir Feedback.
2. Garantiere Anonymität: Mach deinen Mitarbeitern klar, dass ihre Antworten vertraulich behandelt werden. Wenn sie wissen, dass sie ohne Konsequenzen offen sprechen können, sind sie eher bereit, ehrliche Antworten zu geben. Anonyme Mitarbeiterbefragungen sind also ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
3. Gib Feedback: Zeige deinen Mitarbeitern, dass du ihre Meinungen ernst nimmst. Teile die Ergebnisse der Befragung mit ihnen und zeige auf, welche Maßnahmen du daraus ableitest. Wenn sie sehen, dass ihre Meinungen Wirkung zeigen, werden sie sich auch in Zukunft beteiligen.
4. Mach es ihnen einfach: Der Fragebogen sollte leicht zugänglich und einfach auszufüllen sein. Ein Link in einer E-Mail oder ein QR-Code in Pausenräumen kann helfen. Und natürlich sollte der Fragebogen auf allen Geräten, ob Handy oder PC, gut funktionieren.
5. Setze einen sinnvollen Zeitrahmen: Gib deinen Mitarbeitern genug Zeit, den Fragebogen auszufüllen, aber auch nicht zu viel. Ein bis zwei Wochen sind meist ein guter Zeitraum.
6. Erinnere freundlich: Eine kleine Erinnerung kann Wunder wirken. Aber sei vorsichtig: Zu viele Erinnerungen können schnell als störend empfunden werden.
7. Hol die Führungskräfte ins Boot: Wenn die Chefs und Teamleiter hinter der Befragung stehen und diese aktiv unterstützen, motiviert das auch die Mitarbeiter. Vielleicht kannst du Workshops oder Schulungen organisieren, um ihnen zu zeigen, wie wichtig ihre Rolle ist.
Zusammengefasst: Um die Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen zu erhöhen, musst du den Prozess so einfach, transparent und relevant wie möglich gestalten. Und vor allem: Zeige deinen Mitarbeitern, dass du ihre Meinungen wertschätzt und darauf reagierst. So wirst du nicht nur bessere Ergebnisse erhalten, sondern auch das Vertrauen deiner Belegschaft stärken.
Was ist eine gute Rücklaufquote, was eine schlechte Quote bei Mitarbeiterbefragungen?
In der Regel variieren Rücklaufquoten von Mitarbeiterbefragungen je nach Art des Unternehmens, der Unternehmenskultur und der Art der Befragung. Generell kann gesagt werden, dass eine Rücklaufquote bei Mitarbeiterbefragungen von 60% und höher als sehr gut betrachtet wird. Solch eine hohe Quote zeigt ein starkes Engagement der Mitarbeiter und ein Interesse daran, Feedback zu geben.
Eine Rücklaufquote von 40-60% wird oft als durchschnittlich oder akzeptabel betrachtet. In diesem Bereich ist es dennoch möglich, aussagekräftige Rückschlüsse aus den Daten zu ziehen, wobei ein höherer Wert natürlich immer besser ist.
Rücklaufquoten unter 40% werden häufig als niedrig oder sogar als problematisch angesehen. Eine solche Quote kann darauf hinweisen, dass die Mitarbeiter nicht genügend motiviert sind, an der Befragung teilzunehmen, oder dass sie nicht glauben, dass ihre Meinung wirklich einen Unterschied macht. Es kann auch sein, dass die Befragung selbst zu lang oder zu kompliziert war oder dass sie nicht im richtigen Format oder zum falschen Zeitpunkt durchgeführt wurde.
Schlussendlich sollte man sich nicht allein auf die Rücklaufquote als Indikator für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung verlassen. Sie ist sicherlich wichtig, aber genauso relevant ist die Qualität des Feedbacks und was das Unternehmen mit den Ergebnissen macht. Dennoch ist eine hohe Rücklaufquote immer erstrebenswert, da sie ein breiteres Bild der Mitarbeitermeinungen bietet und somit zu fundierteren Entscheidungen führen kann.